ระบบ E-Office คืออะไรแล้วเกี่ยวข้องกับระบบ Ois

1.ระบบ E-Office คืออะไร

ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน, เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง
หลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ถูกมองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS

สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ในปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด, เครื่องยนต์ กลไล และ ระบบไปรษณีย์ เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่

2.ระบบ Ois

ระบบสารสนเทศสำนักงาน.Office Information System (OIS) 
-สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็วทันเหตุการณ์และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดน้อย

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศสำนักงาน.Office Information System (OIS) 
1.ระบบการจัดการเอกสาร ได้แก่

การผลิตเอกสารและนำเสนอ
-การประมวลคำ (Word  Processing)
-การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
-การใช้ตารางอิเล็คทรอนิคส์  (Electronic Spreadsheet)
-งานด้านการเก็บข้อมูล (Database)
-การนำเสนอผลงาน (Presentation)

ระบบการประมวลภาพ(Image Processing System) 
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์

การทำสำเนาเอกสาร(Reprographics) 
เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ  เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว

หน่วยเก็บข้อมูลถาวร(Archival Storage) 
ปัจจุบันเอกสารต่าง ๆ  ได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง  เช่น  จานแม่เหล็ก  (Disk)  แผ่นแม่เหล็ก  (Diskette)  เทปแม่เหล็ก


2.ระบบจัดการข่าวสาร

ไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ (Electronic mail : E-mail) 
การส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น . โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์  โมเด็ม  และสื่อในการติดต่อ  เช่น  สายโทรศัพท์ และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ เช่น XXX@mail.rid.go.th สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ที่ให้บริการ ในปัจจุบันมีเว็บไซด์ที่ให้บริการฟรี เช่น www.ikool.com www.yahoo.com www.hotmail.com

กระดานข่าว(Web Board)  
การฝากข่าวสารผ่านทางเครือข่ายถึงผู้รับ เป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งซี่งผู้สนใจสามารถเข้าไปอ่านและแสดงความคิดเห็นได้ กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต

ไปรษณีย์เสียง ( Voice mail )
เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา  โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน

โทรสาร (Facsimile) 
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ  รูปภาพ  จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง  โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์

3.ระบบประชุมทางไกล

การประชุมด้วยเสียง (Audio teleconferencing) 
เป็นการประชุมทางไกลหรือการติดต่อสื่อสารทางไกล  โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น

การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing) 
เป็นการประชุมทางไกล  โดยผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้  โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม

โทรทัศน์ภายใน (In house television) 
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ  โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้สมาชิก  เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า  โดยผ่านโทรทัศน์ที่เป็นช่วงสถานีของสำนักนั้น

การทำงานทางไกล (Telecommuting) 
เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ติดต่อระหว่างบ้านกับสำนักงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานที่บ้านแล้วส่งงานดังกล่าวไปยังที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของตนเองเข้ากับคอมพิวเตอร์ของสำนักงานเพื่อเข้าไปใช้โปรแกรม

4.ระบบสนับสนุนสำนักงาน

ระบบเครือข่าย(Network)
-อินทราเน็ต (Intranet) คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กร
-อินเทอร์เน็ต (Internet) คือ ระบบเครือข่ายผู้ใช้สามารถทราบข้อมูลที่ต้องการจากทั่วโลกได้โดยไม่จำกัดผู้ใช้งาน

ระบบแสงสว่าง
แสงสว่างที่พอเหมาะจะมีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติงานได้ดีขึ้นลดความเมื่อยล้าของดวงตาลง

ระบบไฟฟ้า 
เครื่องควบคุมแรงดันไฟฟ้า (Voltage Stabilizer) เครื่องรักษาสภาพไฟฟ้า (Line Conditioner) และเครื่องสำรองไฟ (Uninteruptable Power system) เป็นต้น

ระบบรักษาความปลอดภัย 
หมายรวมถึง การป้องกันอัคคีภัย การโจรกรรม และการทุจริตในการทำงาน . เช่น อุปกรณ์ตรวจสอบผู้ที่ผ่านเข้า-ออก โดยใช้บัตรผ่าน โทรทัศน์วงจรปิด

การวางผังห้องทำงาน 
การวางผังอุปกรณ์สำนักงานและโต๊ะทำงานให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม มีลำดับโต๊ะตามสายงาน จะช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น  

การค้าหา google มีกี่ประเภท


1.Google คือ

เว็บไซต์ Google (www.Google.com) เป็นเว็บไซต์ที่ให้บริการในการค้นหาข้อมูลในโลกของอินเตอร์เน็ต โดยค้นหาข้อมูลจากข้อความ หรือตัวอักษรที่พิมพ์เข้าไป แล้วทำการค้นหาข้อมูล รูปภาพ หรือเว็บเพจที่เกี่ยวข้องนำมาแสดงผล เว็บไซต์ Google ได้รับความนิยมอย่างมากในกลุ่มผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ตที่ต้องการค้นหาข้อมูล

เว็บไซต์ Google แบ่งหมวดหมู่ของการค้นหาออกเป็น 4 หมวดหมู่ด้วยกัน ดังนี้คือ

เว็บ (Web) เป็นการค้นหาข้อมูลในรูปแบบของเว็บไซต์ต่าง ๆ ทั่วโลก โดยการแสดงผลจะแสดงเว็บไซต์ที่มีคำที่เป็น Keyword อยู่ภายเว็บไซต์นั้น  รูปภาพ (Images) เป็นการค้นหารูปภาพจากการแปลคำ Keyword  กลุ่มข่าว (News) เป็นการค้นหาข้อมูลที่เป็นเนื้อหาที่อยู่ในข่าว ซึ่งมีการระบุชื่อผู้เขียนข่าว, หัวข้อข่าว, วันที่และเวลาที่โพสต์ข่าว  สารบบเว็บ (Web Directory) Google มีการจัดประเภทของเว็บไซต์ออกเป็นหมวดหมู่ ซึ่งเราสามารถค้นหาเว็บในเรื่องที่ต้องการตามหมวดหมู่ที่มีอยู่แล้วได้เลย

วิธีการใช้งาน Google ค้นหาข้อมูลแบบติดจรวด

การค้นหาโดยทั่วไปส่วนใหญ่แล้วจะใช้คำ Keyword เป็นเครื่องมือในการนำทางการค้นหาอย่างเดียว แต่ถ้าเรารู้จักใช้เครื่องหมายบางตัวร่วมด้วย ก็จะทำให้ขอบเขตการค้นหาของ Google แคบลง ทำให้เราได้ข้อมูลที่ตรงกับความต้องการมากขึ้น เครื่องหมายที่สามารถนำมาช่วยในการค้นหาได้ มีดังนี้

การค้นหาด้วยเครื่องหมายบวก (+) เหมาะสำหรับการค้นหาคำ Keyword ที่มีลักษณะเป็นตัวเชื่อม เพราะโดยหลักการทำงานของ Google แล้ว Google จะไม่ค้นหาคำประเภทตัวเชื่อม เช่น at, with, on, what, when, where, how, the, to, of ถึงแม้ว่าเราจะมีการระบุเหล่านี้ลงใน Keyword ด้วยก็ตาม

ดังนั้นถ้าเราต้องการให้ Google ทำการค้นหาคำเหล่านี้ด้วย เนื่องจากเป็นคำสำคัญของประโยคที่เราต้องการ สามารถใช้เครื่องหมาย + ช่วยได้ โดยมีเงื่อนไข ว่า ก่อนหน้าเครื่องหมาย + ต้องมีการเว้นวรรค 1 เคาะด้วย เช่น ถ้าต้องการค้นหาเว็บไซต์เกี่ยวกับเกมส์ที่มีชื่อว่า Age of Empire ถ้าเราพิมพ์ Keyword ...Age of Empire… Google จะทำการค้นหาแยกคำโดยไม่สนใจ of คืออาจจะค้นหา Age หรือ Empire แค่ตัวเดียว แต่ถ้าเราระบุว่า Age +of Empire Google จะทำการค้นหาทั้งคำว่า Age, of และ Empire เป็นต้น

ฺ

ภาพตัวอย่างการใช้เงื่อนไข (+)

การค้นหาด้วยเครื่องหมายลบ ( - ) จะช่วยให้เราสามารถตัดเรื่องที่เราไม่ต้องการ หรือไม่เกี่ยวข้องออกไปได้ เช่น ถ้าเราต้องการค้นหาเว็บไซต์ที่เกี่ยวกับการล่องแก่ง แต่ไม่ต้องการ การล่องแก่งที่เกี่ยวข้องกับจังหวัดตาก ให้เราพิมพ์ Keyword ว่า ล่องแก่ง -ตาก (เช่นเดียวกับเครื่องหมาย + ต้องเว้นวรรคก่อนหน้าเครื่องหมายด้วย) Google จะทำการค้นหาเว็บไซต์ที่เกี่ยวกับการล่องแก่ง แต่ไม่มีจังหวัดตากเข้ามาเกี่ยวข้อง

ภาพตัวอย่างการใช้เงื่อนไข (-)

การค้นหาด้วยเครื่องหมายคำพูด ("...") เหมาะสำหรับการค้นหาคำ Keyword ที่มีลักษณะเป็นประโยควลี ที่เราต้องการให้มันแสดงผลทุกคำในประโยค โดยไม่แยกคำ เช่น ถ้าเราต้องการหาเว็บไซต์เกี่ยวกับเพลงที่มีชื่อว่า If I Let You Go ให้พิมพ์ว่า "If I Let You Go" Google จะทำการค้นหาประโยค "If I Let You Go" ทั้งประโยคโดยไม่แยกคำค้นหา

ภาพตัวอย่างการใช้เงื่อนไข ("...")

การค้นหาด้วยคำว่า OR เป็นการสั่งให้ Google ค้นหาข้อมูลเพิ่มมากขึ้น เช่น ถ้าเราต้องการค้นหาเว็บไซต์ที่เกี่ยวกับการล่องแก่ง ทั้งในจังหวัดตาก และปราจีนบุรี ให้เราพิมพ์ Keyword ว่า ล่องแก่ง ตาก OR ปราจีนบุรี Google จะทำการค้นหาเว็บไซต์ที่เกี่ยวกับการล่องแก่งทั้งในจังหวัดตาก และกาญจนบุรี

ภาพตัวอย่างการใช้เงื่อนไข (OR)

ตัวอย่างการใช้งาน แบบที่ 1 ตัวอย่างการใช้งาน แบบที่ 2

2.เกี่ยวกับ Google ทันใจ

เกี่ยวกับ Google ค้นหาทันใจ

Google ค้นหาทันใจเป็นฟังก์ชันซึ่งจะแสดงผลการค้นหาทันทีขณะที่คุณกำลังพิมพ์ เรากำลังพัฒนาเทคโนโลยีและโครงสร้างพื้นฐานของเราให้กว้างไกลออกไปเพื่อให้คุณได้ผลการค้นหาที่ดีและรวดเร็วขึ้น ข้อมูลสำคัญด้านเทคนิคที่เราทราบมาคือ คนส่วนใหญ่จะพิมพ์ช้าแต่อ่านเร็ว โดยปกติแล้วจะใช้เวลาประมาณ 300 มิลลิวินาทีระหว่างการกดแป้นพิมพ์แต่ละครั้ง แต่ใช้เวลาเพียง 30 มิลลิวินาที (หนึ่งในสิบ!) ในการกวาดตาดูส่วนอื่นของหน้าเว็บ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสแกนดูหน้าผลลัพธ์ได้ในขณะที่พิมพ์

การเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนที่สุดก็คือ คุณจะได้ข้อมูลที่ต้องการเร็วขึ้น โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อความค้นหาให้เสร็จ หรือแม้แต่กด “ค้นหา” ด้วยซ้ำ การเปลี่ยนแปลงอีกอย่างก็คือ การเห็นผลลัพธ์ขณะที่พิมพ์จะช่วยให้คุณสร้างข้อความค้นหาที่ดีขึ้นโดยการให้ข้อเสนอแนะแบบทันใจ ขณะนี้คุณสามารถปรับข้อความค้นหาของคุณได้ระหว่างพิมพ์จนกว่าจะได้ผลลัพธ์ตรงตามที่คุณต้องการจริงๆ อีกหน่อย เราอาจจะลืมการค้นหาแบบเดิมๆ ไปเลยก็ได้

ประโยชน์

การค้นหาที่เร็วขึ้น: การคาดเดาข้อความค้นหาของคุณและแสดงผลลัพธ์ก่อนที่คุณจะพิมพ์เสร็จทำให้ Google ค้นหาทันใจประหยัดเวลาได้ 2-5 วินาทีในการค้นหาแต่ละครั้ง

การคาดเดาที่ฉลาดขึ้น: แม้คุณจะยังไม่รู้ชัดว่ากำลังค้นหาอะไรอยู่ การคาดเดาของเราก็ช่วยแนะแนวทางในการค้นหาของคุณได้ การคาดเดาที่อยู่ลำดับบนสุดจะแสดงเป็นข้อความสีเทาในช่องค้นหาโดยตรง เพื่อให้คุณหยุดพิมพ์ได้ทันทีที่พบสิ่งที่ต้องการ

ผลลัพธ์ทันใจ: เริ่มพิมพ์แล้วผลลัพธ์จะปรากฏตรงหน้าคุณทันที ก่อนหน้านี้คุณต้องพิมพ์ข้อความค้นหาเต็มๆ กดส่ง และหวังว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แต่ตอนนี้ผลลัพธ์จะปรากฏขึ้นทันทีที่คุณพิมพ์ ช่วยให้คุณเห็นว่ากำลังค้นหาไปในแนวไหนได้ในทุกก้าว

ศูนย์ช่วยเหลือ · คำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้ลงโฆษณา

3.การตั้งค่าการค้นหา

การตั้งค่าการค้นหา

คุณสามารถควบคุมการตั้งค่าการค้นหาของคุณได้เสมอ ต่อไปนี้คือการทบทวนโดยสรุปของตัวเลือกที่คุณสามารถตั้งค่า (และเปลี่ยนแปลงเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ) ในหน้า การตั้งค่าการค้นหา คุณสามารถเข้าถึงหน้าดังกล่าวได้โดยคลิก  ไอคอนเฟืองที่มุมขวาบนของหน้าผลการค้นหา แล้วคลิก แล้วคลิก การตั้งค่าการค้นหา นอกจากนี้ ยังสามารถไปที่หน้าเว็บโดยตรงที่ google.com/preferences ตัวเลือกดังกล่าวแบ่งออกเป็นสามหมวดหมู่คือ ผลการค้นหา ภาษาและ ตำแหน่ง คลิกลิงก์ทั้งสามที่ด้านซ้ายบนของหน้าเว็บเพื่อเปลี่ยนหมวดหมู่

ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน, เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง
หลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ถูกมองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS

สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ในปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด, เครื่องยนต์ กลไล และ ระบบไปรษณีย์ เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่

e-Office มันคืออะไร­

การรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนต่าง ๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนมาก การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนากระดาษ ถ่ายเอกสาร ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เสียเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งการรับส่งด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง เป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้า ยิ่งอยู่ระหว่างสาขาวิทยาบริการฯ ยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก การดำเนินการงานสำนักงานที่เกี่ยวกับเอกสารจึงสามารถก้าวมาใช้งานแบบ e-Office ได้

โดยการใช้เครือข่ายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ซึ่งมีการเชื่อมโยง ทุกคณะ ทุกหน่วยงาน ทุกอาคาร ของมหาวิทยาลัย ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยผ่านทางเครือข่ายนี้ ขณะเดียวกันหน่วยงานทุกหน่วยงานมีความรู้ความสามารถใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อ เพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสาร จึงควรใช้ช่องทางการสื่อสารนี้เพื่อดำเนินการรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนต่าง ๆ ให้กับทุกหน่วยงานได้

การ ดำเนินการ e-Office ต้องเน้นในเรื่องความทันสมัย ความรวดเร็ว ความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นงานระบบ e-Office ที่กำลังจะนำมาใช้จะเริ่มจากการนำเสนอทางเดียวในลักษณะหนังสือเวียนก่อน (ซึ่งอาจจะอยูในรูปของเอกสารแบบ PDF) ขณะเดียวกันก็มีการให้ความรู้และนำเอาเรื่อง Security มาใช้ประกอบด้วย เพื่อนำไปสู่การนำเสนอให้มีการนำเอาลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) และวิธีการตรวจสอบลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการลงนามต่างๆ

งาน e-Office เป็นสิ่งที่จะสร้างคุณค่าในเรื่องประสิทธิภาพการดำเนินงาน และสามารถลดค่าใช้จ่ายในเรื่องกระดาษ และการถ่ายเอกสารลงไปได้มาก

2.จงบอกความหมายของระบบ TPS MRS และ DSS พร้อมบอก


ความแตกต่างของแต่ละระบบ



 อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)
           ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองศ์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององศ์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
     1.2 หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง
           ตอบ TPS มีหน้าที่หลัก 3 ประการดังต่อไปนี้  
                           1. การทำบัญชี
                           2. การออกเอกสาร
                           3. การทำรายงานควบคุม
    1.3 อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัด MRS อย่างไร
            ตอบ  1. การป้อนข้อมูล
                     2. การประมวลผล
                     3. การปรับปรุงข้อมูล
                     4. การผลิตรายการ
                     5. การให้บริการ
2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
    2.1 อธิบายความหมายของระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ (MRS)
          ตอบ MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสาร สำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหารเนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้บริหารงานมีประสิทธิภาพ
   2.2 รายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด
         ตอบ MRS แบ่งออกได้เป็น 4 ประเภทดังต่อไปนี้
                     1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจะเดือน เป็นต้น
                     2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น และทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององศ์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
                     3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
                     4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิกการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่า การวิจัยขั้นดำเนินงาน
   2.3 สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีอะไรบ้าง        
        ตอบ 1. การวางแผน
                  2. การตรวจตอบ
                  3. การควบคุมการจัดการ
   2.4 คุณสมบัติที่ดีของระบบ MRS มีอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด
         ตอบ 1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรลุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่
                  2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควาบรรลุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
                  3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรลุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น
                  4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรลุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่า เป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
3. จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DEE)
           ตอบ ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
     4.1 อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)
           ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด
    4.2 อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
           ตอบ ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ภายในองศ์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญดังต่อไปนี้
                    - การประมวลคำ
                    - การผลิตเอกสารหลายชุด
                    - การออกแบบเอกสาร
                    - การประมงลรูปภาพ
                    - การเก็บรกษา
    4.3 อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
           ตอบ ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจักการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้
                    - โทรสาร
                    - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
                    - ไปรษณีย์เสียง
    4.4 อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศในสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
           ตอบ ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซื่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประมทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภทดัง่อไปนี้
                    - การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
                    - การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
                    - การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
                    - โทรทัศน์ภายใน
                    - การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
   4.5 อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงาน พร้อมยกตัวอย่าง
          ตอบ ระสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้
                    - ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
                    - ระบบจัดระเบียบงาน
                    - คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
                    - การนำเสนอประกอบภาพ
                    - กระดานข่าวสารในสำนักงาน

จงบอกประโยชน์ของระบบสารสนเทศที่เด่นชัด

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้รับความสนใจนำมาใช้งานในหลายลักษณะและเกือบทุกธุรกิจ โดยที่พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ส่งผลกระทบในวงกว้างไปทุกวงการทั้งภาคเอกชนและราชการ ระบบสารสนเทศช่วยสร้างประโยชน์ต่อการดำเนินงานขององค์กรได้ดังนี้

1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อ

เหตุการณ์เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสมและสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ทันต่อความต้องการ

2. ช่วยในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหาร

สามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงานเนื่องจากสารสนเทศถูกรวบรวมและจัดการอย่างเป็นระบบ ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จะบ่งชี้แนวโน้มของการดำเนินงานว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด

       3. ช่วยในการตรวจสอบการดำเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผลเพื่อประกอบการประเมิน สารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร

      4. ช่วยในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตูของปัญหา ผู้บริหารสามรถใช้ระบบสารสนเทศประกอบการศึกษาและการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ โดยอาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าความผิดพลาดในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นจากสาเหตุใด หรือจัดรูปแบบสารสนเทศในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่

      5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ว่าการดำเนินงานในแต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไขหรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผนงานหรือเป้าหมาย

    6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการทำงานลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจ

               จากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าระบบสารสนเทศมีความสำคัญในการบริหารจัดการภายในองค์กร เพราะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันสิ่งแวดล้อมโลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและมีการแข่งขันทางธุรกิจสูงองค์กรที่มีระบบการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพและเข้าถึงข้อมูลได้เร็วเท่านั้นถึงจะอยู่รอดได้ในปัจจุบันดังนั้นผู้บริหารขององค์กรนับว่าเป็นผู้ที่มีบทบาทในการที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศของตนเองให้มีความทันสมัยและนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพราะปัจจุบันการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในวงการธุรกิจก็เพื่อลดต้นทุนการผลิต สนับสนุนการตัดสินใจในการบริหารงานและใช้ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในด้านต่างๆสำหรับองค์กร นอกจากนี้ยังสร้างความแข็งแกร่งทางด้านธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตสินค้าและบริการ เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันนำไปสู่เศรษฐกิจยุคใหม่ต่อไปในอนาคต

คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี
     ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น  ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

     1.  ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย 

     2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้ว ยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขาย การผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้า ก็จะส่งผลกระทบต่อ        ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจ หรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย 

     3.  ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้ เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้า ปริมาณสินค้าคงเหลือ ราคาต่อหน่วย แหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ระยะเวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิด ดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพ ก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศในทุกเรื่อง การขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้น จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า ไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมากเฉพาะในบางด้าน ขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ แต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำการตัดสินใจ 

     4.  การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ จะต้องตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้น การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างมาก เช่น สนเทศในการบริหารการผลิต การตลาด และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น 

     5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มา การจัดรูปแบบการวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบ การที่ผู้บริหารมองเห็นสารสนเทศบางเรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไป หรือสูงเกินไป อาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้มา ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด 

ในการทำธุระกรรมทางการเงินในองค์กรธุรกิจใช้โปรแกรมใดได้บ้าง เช่น โปรแกรมระบบบัญชี FORMULA

แบบฝึกหัด บทที่2 .ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและองค์กร 

   1.ในการทำธุรกรรมทางการเงินในองค์กรธุรกิจใช้โปรแกรมใดได้บ้าง เช่น

       โปรแกรมระบบบัญชี FORMULA

     มีระบบ Management Information System (MIS) และระบบวิเคราะห์การเงิน (Financail Analysis System) สำหรับผู้บริหารในการนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจบริหารโดยเฉพาะเมื่อระบบการจัดการ ระบบวิเคราะห์ ผนวกกับข้อมูลการเงิน ฝ่ายบริหารจะรู้ถึงสถานะภาพที่แท้จริงได้ในทันที ทำให้ธุรกิจมีการปรับกลยุทธ์ได้รวดเร็ว และมีความพร้อมต่อการรับมือกับธุรกิจข้ามชาติที่ใช้ ITเป็นอาวุธ

โปรแกรมบัญชีFormula ทำงานบนระบบปฏิบัติการ Native Windows ซึ่งได้ติดตั้งให้กับบริษัทชั้นนำไปแล้วมากมาย เนื่องจาก Protential Products เป็นสิ่งที่ลูกค้ายอมรับอย่างเป็นวงกว้าง ระบบ Financial Management ของ โปรแกรมบัญชี FORMULA มีอยู่ 2 รุ่น คือ รุ่น Liteและรุ่น Lan ที่รองรับธรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ และยังพร้อมจะต่อขยายไปยังรุ่น Client/Server เพิ่มความแข็งแกร่งของข้อมูลด้วยการดูแลของ DBMS เพื่อให้เป็น OLTP ที่พร้อมจะเชื่อมต่อในการทำ OLAP ( Online Analytical Process) ได้เพื่อการวิเคราะห์และการตัดสินใจ ความสามารถเหล่านี้ เป็นประสบการณ์ที่ทางทีมงานของบริษัท คริสตอลซอฟท์แวร์แพ็คเกจ จำกัด ผู้ผลิตซอฟท์แวร์บัญชี และซอฟท์แวร์ ERP ซึ่งได้รวบรวมจากความหลากหลายของธุรกิจในประเทศไทยมานานกว่า 10 ปี และก้าวไปอย่างไม่หยุดยั้ง พร้อมกับการเติบโตของลูกค้าที่ทางโปรแกรม FORMULA ได้เป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จ

        แหล่งที่มา    http://www.plusmainfotech.com/formulaerp.php

2.การบริหารงานแบบTQM และBPR คืออะไรและแตกต่างกันอย่างไร

TQM

      คือ  มีความหมายเป็นพลวัต มีพัฒนาการ เป็นวัฒนธรรมขององค์การที่สมาชิกทุกคนต่างให้ความสำคัญ และมีส่วนร่วมในการพัฒนาการดำเนินงานขององค์การอย่างต่อเนื่อง โดยมุ่งที่จะตอบสนองความต้องการ และสร้างความพอใจให้แก่ลูกค้า ซึ่งจะสร้างโอกาส ความได้เปรียบในการแข่งขัน และพัฒนาการที่ยั่งยืนขององค์กร   และด้วยการตื่นตัวด้านการดำเนินงานคุณภาพ ทำให้ผู้บริหารองค์กรต่างให้ความสำคัญในการพัฒนาคุณภาพทั้งองค์กร TQM เป็นหลักการบริหารที่มีความหมายบูรณาการเข้ากับทุกส่วนขององค์กร เพื่อแก้ปัญหา สร้างคุณค่าเพิ่ม การควบคุมต้นทุน การปรับโครงสร้างองค์กร และมีคุณประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมหาศาล     TQM จึงเป็นทางเลือกและแนวทางในการปฏิบัติเพื่อช่วยให้ธุรกิจได้เปรียบในการแข่งขันและก้าวไปข้างหน้า

              การบริหารเชิงคุณภาพโดยรวม เป็นการจัดระบบและวินัยในการทำงานเพื่อป้องกันความผิดพลาดเสียหาย และมุ่งสร้างคุณค่าในกระบวนการทำงานทุก ๆ ขั้นตอน โดยที่ทุกคนในองค์การต้องมีส่วนร่วม ซึ่งจะทำให้เป็นปัจจัยสำคัญในการก้าวไปสู่ความเป็นเลิศ ทั้งในด้านการบริหารองค์การ การบริหารการผลิต การบริหารการตลาด การบริหารลูกค้า การบริหารบุคคล และการบริหารการเงิน

BPR

       คือ การคิดทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่หรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจอย่างถอนราก ทั้งนี้เพื่อให้ธุรกิจดีขึ้นในแง่ต่างๆ ได้แก่ค่าใช้จ่าย คุณภาพ การบริหาร ความรวดเร็วของกระบวนการ และอีกหลายๆ ด้าน

     ผู้ทำงานด้าน BPR ส่วนมากทบทวนกระบวนการตั้งแต่รากฐานเลย เพราะเขาไม่สนใจการรับปรุงเพื่อเล็กน้อยด้วยเหตุนี้BPR จึงไม่เหมาะกับบริษัทที่ต้องการปรับปรุงทางธุรกิจให้ดีขึ้น  แต่ BPR เหมาะกับบริษัทที่ต้องการปรับปรุงธุรกิจอย่างามหาศาล BPR จะมุ่งเน้นที่การพัฒนากระบวนการมากกว่าการพัฒนาบุคลากรหรือชิ้นงาน

การบริหารงานแบบTQM และBPR แตกต่างกันคือ...?

         ถึงแม้ว่าองค์การธุรกิจในปัจจุบันหลายแห่งได้มีความพยายามในการก้าวไปสู่ N-form และ ได้มีการนำเอาเทคนิควิธีการต่าง ๆ เข้ามาใช้ประโยชน์กันอย่างค่อนข้างกว้างขวางแล้ว เช่น การรื้อปรับระบบงาน (BPR) การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ (TQM) Economic Value Added (EVA) และ Balanced Scorecards (BSC) รวมไปจนถึงการกระจายอำนาจและการเพิ่มพลังอำนาจ เป็นต้น แต่ส่วนใหญ่ ก็ยังไม่ประสบความสำเร็จตามเจตนารมย์ที่ต้องการ ซึ่งมักจะมีการสรุปประเด็นปัญหาว่าอาจเกิดขึ้นมาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ขาดความเอาใจใส่จริงจังของผู้บริหารระดับสูงไม่มีการสื่อสารทำความเข้าใจที่ดีพอ เป็นต้น แท้ที่จริงแล้ว ปัจจัยประการสำคัญที่มักจะถูกมองข้ามไปอยู่เสมอ คือ การงบประมา

3. การจัดการความรู้(KM) คืออะไร

การจัดการความรู้ หรือเคเอ็ม (KM = Knowledge Management)

        คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพอันจะส่งผลให้องค์กรมี     ความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ

        1) ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม

        2) ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

การจัดการความรู้คืออะไร

   การจัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนราชการซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ

          1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม
          2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

          นพ.วิจารณ์ พานิช ได้ให้ความหมายของคำว่า “การจัดการความรู้” ไว้ คือ สำหรับนักปฏิบัติ การจัดการความรู้คือ เครื่องมือ เพื่อการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่
          1. บรรลุเป้าหมายของงาน
          2. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน
          3. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ และ
          4. บรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกันในที่ทำงาน

          การจัดการความรู้เป็นการดำเนินการอย่างน้อย 6 ประการต่อความรู้ ได้แก่
          (1) การกำหนดความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของกลุ่มหรือองค์กร
          (2) การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ
          (3) การปรับปรุง ดัดแปลง หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะต่อการใช้งานของตน
          (4) การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน
          (5) การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้
          (6) การจดบันทึก “ขุมความรู้” และ “แก่นความรู้” สำหรับไว้ใช้งาน และปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน ลุ่มลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น เหมาะต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น

         โดยที่การดำเนินการ 6 ประการนี้บูรณาการเป็นเนื้อเดียวกัน ความรู้ที่เกี่ยวข้องเป็นทั้งความรู้ที่ชัดแจ้ง อยู่ในรูปของตัวหนังสือหรือรหัสอย่างอื่นที่เข้าใจได้ทั่วไป (Explicit Knowledge) และความรู้ฝังลึกอยู่ในสมอง (Tacit Knowledge) ที่อยู่ในคน ทั้งที่อยู่ในใจ (ความเชื่อ ค่านิยม) อยู่ในสมอง (เหตุผล) และอยู่ในมือ และส่วนอื่นๆ ของร่างกาย (ทักษะในการปฏิบัติ) การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่คนจำนวนหนึ่งทำร่วมกันไม่ใช่กิจกรรมที่ทำโดยคนคนเดียว เนื่องจากเชื่อว่า “จัดการความรู้” จึงมีคนเข้าใจผิด เริ่มดำเนินการโดยรี่เข้าไปที่ความรู้ คือ เริ่มที่ความรู้ นี่คือความผิดพลาดที่พบบ่อยมาก การจัดการความรู้ที่ถูกต้องจะต้องเริ่มที่งานหรือเป้าหมายของงาน เป้าหมายของงานที่สำคัญ คือ การบรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินการตามที่กำหนดไว้ ที่เรียกว่า Operation Effectiveness และนิยามผลสัมฤทธิ์ ออกเป็น 4 ส่วน คือ
         (1) การสนองตอบ (Responsiveness) ซึ่งรวมทั้งการสนองตอบความต้องการของลูกค้า สนองตอบความต้องการของเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้น สนองตอบความต้องการของพนักงาน และสนองตอบความต้องการของสังคมส่วนรวม
         (2) การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน และนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์หรือบริการ
         (3) ขีดความสามารถ (Competency) ขององค์กร และของบุคลากรที่พัฒนาขึ้น ซึ่งสะท้อนสภาพการเรียนรู้ขององค์กร และ
         (4) ประสิทธิภาพ (Efficiency) ซึ่งหมายถึงสัดส่วนระหว่างผลลัพธ์ กับต้นทุนที่ลงไป การทำงานที่ประสิทธิภาพสูง หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อย แต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสุดท้ายของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเอง ที่ร่วมกันสร้างเอง สำหรับใช้งานของตน คนเหล่านี้จะสร้างความรู้ขึ้นใช้เองอยู่ตลอดเวลา โดยที่การสร้างนั้นเป็นการสร้างเพียงบางส่วน เป็นการสร้างผ่านการทดลองเอาความรู้จากภายนอกมาปรับปรุงให้เหมาะต่อสภาพของตน และทดลองใช้งาน จัดการความรู้ไม่ใช่กิจกรรมที่ดำเนินการเฉพาะหรือเกี่ยวกับเรื่องความรู้ แต่เป็นกิจกรรมที่แทรก/แฝง หรือในภาษาวิชาการเรียกว่า บูรณาการอยู่กับทุกกิจกรรมของการทำงาน และที่สำคัญตัวการจัดการความรู้เองก็ต้องการการจัดการด้วย

TQM  คืออะไร  BPR  คืออะไรแตกต่างกันอย่างไร

TQM คืออะไร

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

ประวัติของการบริหารจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM)

                แนวคิดการบริหารจัดการคุณภาพโดยรวม เกิดขึ้นในช่วงหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 โดย W.Edwards Deming เพื่อทำการปรับปรุงคุณภาพการผลิตสินค้าและบริการ แต่เริ่มมีการใช้อย่างแพร่หลายในช่วงปลายปี 1940 และประเทศญี่ปุ่นได้นำการบริหารจัดการคุณภาพโดยรวมไปใช้ในการผลิต โดยเน้นการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ

                 การบริหารจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM) หมายถึง ระบบบริหารจัดการคุณภาพที่เน้นการทำงานร่วมกันของทุกคนในองค์กร โดยมุ่งเน้นผลกำไรในระยะยาวและการสร้างความพึงพอใจของลูกค้ามากที่สุด มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1.เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

2.เพื่อพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในกิจกรรมทุกด้าน

3.เพื่อความอยู่รอดขององค์กรและสามารถเจริญเติบโตอย่างไม่หยุดยั้ง ภายใต้ภาวการณ์ แข่งขันที่รุนแรง

4.เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงานทุกคน

5.เพื่อรักษาผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น

6.เพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม           

   

       TQM    เป็นระบบการจัดการที่เน้นมนุษย์ (a people-focused management system)     กล่าวคือ เป็นกระบวนการทางวัฒนธรรมที่มุ่งเปลี่ยนแปลงคนทั้งหมดในองค์การ เพื่อให้หันมาสนใจปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง โดยมีเป้าหมายสูงสุด คือการสร้างความเป็นเลิศในระดับโลก TQM มีความหมายหลายอย่างในตัวเอง กล่าวคือเป็นทั้งกลยุทธ์ เทคนิค ระบบการจัดการ รวมไปถึงปรัชญาและเครื่องมือในการแก้ปัญหาขององค์การ สาเหตุที่ TQM มีความสำคัญก็เพราะการเปลี่ยนแปลงทางด้านการผลิต  การตลาด และการเงิน เนื่องจากองค์การต้องการพัฒนาประสิทธิภาพเพื่อต่อสู้กับการแข่งขัน โดยมีกระแสโลกาภิวัฒน์เป็นตัวเร่งตลาดและการแข่งขันเปิดกว้างออกอย่างไร้พรมแดน องค์การต้องหาทางลดต้นทุนและเพิ่มคุณภาพ เพื่อเอาตัวรอดและสร้างความเจริญก้าวหน้า ประกอบกับมีตัวอย่างความสำเร็จของ  TQM   จากกิจการต่าง ๆ ทั้งในประเทศญี่ปุ่น ประเทศตะวันตกและประเทศอื่น ๆ   ทั่วโลก(เรืองวิทย์,  2549)