เทคโนโลยี EDIมีความสำคัญต่าe-commerce อย่างไร

1. EDI ( Electronic Data Interchange ) คืออะไร ?

      EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง มีสององค์ประกอบที่สำคัญในระบบ EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มา แทนเอกสารที่เป็น
กระดาษ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล ด้วยสองปัจจัยนี้ ทุกธุรกิจสามารถ แลกเปลี่ยนเอกสารกันได้
ทั่วโลก

2. ประโยชน์ของ EDI คืออะไร ?

      ประโยชน์หลัก ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้ 
    - เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
    - ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
    - สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด
    - ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน
    - เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
    - เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

3. เหตุใดจึงต้องใช้รูปแบบมาตรฐานสากล สำหรับเอกสาร EDI ? 

      มาตรฐานเอกสาร EDI เปรียบเสมือนภาษากลางในการสื่อสารระหว่างคู่ค้า มาตรฐานเอกสาร EDI ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ในภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก มีอยู่หลายมาตรฐาน อาทิเช่น ANSI X12 ซึ่งใช้แพร่หลายในประเทศอเมริกา และประเทศ ออสเตรเลีย ODDETTE, TRADACOMS ซึ่งใช้กันอยู่ในประเทศต่างๆ ในทวีปยุโรปสำหรับประเทศในทวีปเอเชีย รวมถึงประเทศไทย ส่วนใหญ่จะใช้ มาตรฐานของ UN/EDIFACT ซึ่งย่อมาจาก United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transportation เป็นมาตรฐานที่กำหนดโดย United Nation ขณะนี้ หลายๆ ประเทศ กำลังพยายามปรับมาตรฐานของตนให้เข้ากับมาตรฐานนี้เนื่องจากมีการค้า ระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นเป็น ลำดับ

4. เอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้ EDI มาทดแทนได้ ?

      เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด เช่น
- เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น
-  เอกสารทางด้านการเงินได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น
-  เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น
-  เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น

5. ธุรกิจประเภทใดที่สามารถนำ EDI มาใช้ได้ ?

      ทุกธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมากและเป็นประจำโดยมีขั้นตอนซ้ำๆ แต่ต้องการความถูกต้องรวดเร็วและแม่นยำ ของข้อมูล เช่นธุรกิจค้าส่งและค้าปลีก ที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำ ธุรกิจขนส่งซึ่งต้องใช้ข้อมูลประกอบในการจัดการ ขนส่งสินค้า ธุรกิจเกี่ยวกับการผลิตสินค้า ที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบและธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ เป็นต้น

6. ผลกระทบของการใช้ EDI กับระบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน ?

      หลายท่านอาจกังวลว่า การนำเอา EDI มาใช้จะเข้ามาทดแทนการทำงานของพนักงาน ส่งผลให้พนักงานว่างงาน แต่ ที่จริงแล้ว EDI สามารถช่วยลดงานเอกสารที่มีปริมาณมาก และต้องทำซ้ำ ๆ ทำให้เราสามารถนำพนักงานที่มีอยู่ไป พัฒนาให้ทำงานประเภทอื่นๆ ที่มีคุณค่าเพิ่มให้กับบริษัทได้ ถือเป็นการเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่พนักงานและบริษัท
7. EDI ทำงานอย่างไร ?
      ขั้นตอนการทำงานของระบบ EDI มีดังนี้
          1. ผู้ส่งทำการเตรียมข้อมูล และแปลงให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน UN/EDIFACT โดยใช้ Translation Software
          2. ผู้ส่งทำการส่งข้อมูลไปยังศูนย์บริการของผู้ให้บริการ EDI ผ่านเครือข่ายสาธารณะโดยใช้ Modem
          3. ผู้ให้บริการ EDI จะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในตู้ไปรษณีย์ (Mailbox) ของผู้รับเมื่อข้อมูลไปถึงศูนย์บริการ
          4. ผู้รับติดต่อมายังศูนย์บริการผ่าน Modem เพื่อรับข้อมูล EDI ที่อยู่ในตู้ไปรษณีย์ของตน
          5. ผู้รับแปลงข้อมูลกลับโดยใช้ Translation Software ãË้อยู่ในรูปแบบที่ระบบงานของตนสามารถรับไป
ประมวลผลได้

8. Translation Software คืออะไร ? 

       Translation Software คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น มาตรฐาน UN/EDIFACT, ANSI X12 ท่านสามารถซื้อโปรแกรมดังกล่าวได้จากผู้ให้บริการ EDI หรือบริษัทคอมพิวเตอร์ ที่จำหน่าย
ซอฟต์แวร์เหล่านี้
9. หน้าที่ของผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกกันว่า VAN คืออะไร ?
       ผู้ให้บริการ EDI ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางไปรษณีย์ ในการรับ-ส่งข้อมูลระหว่างคู่ค้า ให้สามารถรับส่งข้อมูลได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยปกติผู้ให้บริการ EDI สามารถให้บริการในการรับ-ส่งข้อมูล ทั้ง EDI, File Transfer (non-EDI) และ E-mail ความรับผิดชอบหลักของผู้ให้บริการ EDI นอกจากการรับ-ส่งข้อมูลได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์แล้ว ยังต้องสามารถ รักษาความปลอดภัย ของตู้ไปรษณีย์( Mailbox) ของลูกค้าแต่ละราย มิให้ผู้อื่นเข้าไปดูข้อมูลได้อีกด้วย

10. ขอบเขตการให้บริการ EDI กว้างขวางเพียงใด ?

         ท่านสามารถรับ-ส่งเอกสาร EDI ได้ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เราแบ่งผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกว่า VAN (Value Added Network) เป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ
- ผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ (Domestic VAN) เช่น การสื่อสารแห่งประเทศไทย, บริษัทชินวัตร, บริษัทไทยเทรดเน็ท, และบริษัทเอ็กซิมเน็ท บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ในประเทศและจะให้บริการเครือข่าย ภายในประเทศเป็นหลัก
-  ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ (International VAN) เช่น IBM , BT , AT&T บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ต่างประเทศ และให้บริการเครือข่ายระหว่างประเทศเป็นหลัก
        ท่านสามารถเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ตามความเหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีเอกสารรับส่งระหว่างประเทศเป็นหลัก ควรเลือกใช้ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ ส่วนบริษัทที่มีเอกสาร รับส่งภายในประเทศเป็นหลัก ควรใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ เพราะค่าใช้จ่ายจะต่ำกว่า

11. เหตุใดจึงต้องใช้บริการของ VAN (Value Added Network) ?

         หลาย ๆ บริษัทอาจคิดว่าควรติดต่อกับคู่ค้าด้วยตนเองมากกว่าการใช้บริการของ VAN เนื่องจาก มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น โดยไม่จำเป็น หากแต่ปัญหาที่ต้องประสบ รวมถึงปริมาณงานที่เกิดเพิ่มขึ้นมีดังต่อไปนี้
-  การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่างระบบ ระหว่างท่านและคู่ค้าซึ่งจะมีความยุ่งยากเพิ่มขึ้น หากท่านมีคู่ค้าเป็นจำนวนมาก ต้องบริหารเครือข่ายการสื่อสารด้วยตนเอง โดยท่านต้องรับภาระในการดูแลทั้งอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ Modems การส่ง และรับข้อมูล สายโทรศัพท์ และอื่น ๆ
- ขาดผู้ชำนาญงานในการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจถึง EDI
- ต้องลงทุนสูงทางด้านอุปกรณ์เครือข่าย และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

12. ข้อแตกต่างระหว่าง EC (Electronic Commerce) กับ EDI (Electronic Data Interchange) ?

         Electronic Commerce หรือ อิเล็กทรอนิกส์วาณิชย์ หมายรวมถึงการค้าขายโดยใช้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลาง เช่น การแลกเปลี่ยนเอกสารโดยใช้ EDI การจ่ายเงินโดยใช้บัตรเครดิตผ่านสายโทรศัพท์ การโฆษณาและสั่งซื้อสินค้าผ่าน Internet เป็นต้น ดังนั้นเราอาจกล่าวได้ว่า EDI เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ EC
13. EDI กับ E-mail แตกต่างกันอย่างไร ?
         E-mail เป็นการส่งข้อความซึ่งไม่มีรูปแบบบังคับ เป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่มีมาตรฐานกำหนดตายตัว ต่างจาก EDI ซึ่งข้อมูลต้องมีรูปแบบที่แน่นอนภายใต้รูปแบบมาตรฐานสากล เนื่องจาก EDI เป็นการสื่อสารระหว่าง คอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถ นำข้อมูลเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของบริษัทคู่ค้าได้ทันที โดยไม่ต้องมีคนบันทึกข้อมูลซ้ำ

14. ประโยชน์และข้อแตกต่างระหว่างการใช้ EDI กับ Fax ในการรับ-ส่งเอกสาร ?

         สำหรับผู้รับเอกสาร ท่านสามารถนำข้อมูล EDI ี่ได้รับมาจากบริษัทคู่ค้าขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของท่านได้ทันที โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการรับเอกสารทาง Fax ซึ่งส่วน ใหญ่จะประสบกับปัญหากระดาษหมด ข้อความไม่ชัดเจน อ่านไม่ได้ อีกทั้งยังไม่มีการรายงานสถานภาพความถูกต้อง สมบูรณ์ของ เอกสารที่ได้รับสำหรับผู้ส่งเอกสาร ท่านสามารถนำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ของท่าน ผลิตเอกสาร EDI และส่งไปยังคู่ค้าโดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูลหรือพิมพ์ออกมาในแต่ละครั้งของการส่งหากท่านส่งเอกสารผ่านเครื่อง Fax โดยทั่วไปเอกสารต้องถูกจัดพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งไปยังคู่ค้า เป็นการเพิ่มทั้งปริมาณงานและปริมาณเอกสารกระดาษที่ใช้

15. อุปกรณ์ที่ต้องจัดเตรียมในการนำ EDI มาใช้ในบริษัท ?

         ระบบ ED Iที่ใช้กันอยู่ทั่วโลกมีอยู่มากมายหลายระบบ ในที่นี้จะขอกล่าวถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างน้อยในระบบ EDI ที่ใช้ Personal Computer เป็นตัวกลางในการรับ-ส่งข้อมูล
-  เครื่อง PC รุ่น 486 ขึ้นไป ที่มีหน่วยความจำอย่างน้อย 4 MB
-  Translation Software
- Modem
16. ค่าใช้จ่ายในการนำระบบ EDI มาใช้มีส่วนใดบ้าง ?
         ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ EDI ไม่รวมถึงค่าอุปกรณ์ (Hardware) โดยทั่วไปจะประกอบด้วย 
         1. ค่า Set up Mailbox
         2. ค่า Translation Software
         3. ค่าบำรุงรักษา Mailbox รายเดือน
         4. ค่าใช้บริการ (Transaction) โดยปกติคิดจากปริมาณข้อมูลที่รับส่ง (เป็นจำนวน บาท ต่อ 1024 ตัวอักษร)
17. Interconnection หมายถึงอะไร และมีประโยชน์อย่างไร ?
          Interconnection หมายถึงการเชื่อมต่อระบบกันระหว่างผู้ให้บริการ EDI เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้า ให้สามารถติดต่อ รับ-ส่งข้อมูล EDI กับคู่ค้าได้ทั้งหมด โดยเป็นสมาชิกของผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งเท่านั้น ซึ่ง นอกจากจะเป็นการอำนวยความสะดวกแล้ว ยังประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วย การ Interconnect อาจทำได้ระหว่างผู้ให้ บริการภายในประเทศ หรือกับผู้ให้บริการ EDI ในต่างประเทศ

18. Internet มีประโยชน์กับ EDI หรือไม่ ?

         การแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีแนวโน้มที่จะขยายขอบเขตการใช้งานไปยังองค์กรต่างๆ ในภาครัฐ และเอกชนอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น ทั้งในแง่ของจำนวนผู้ใช้ปริมาณการใช้ และลักษณะการใช้งานเครือข่าย Internet เป็นเครือข่ายที่สามารถติดต่อสื่อสารได้ทั่วโลกโดยไร้ขอบเขต หากการพัฒนาเทคโนโลยีสามารถแก้ปัญหาเรื่องความ ปลอดภัยของการส่งผ่านข้อมูลบนเครือข่าย Internetได้แล้วนั้นจะทำให้การส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายเป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพ และเหมาะกับการใช้เป็นช่องทางการส่งข้อมูล EDI ในอนาคต

19. มีกฎหมายรองรับ EDI ในประเทศไทยหรือไม่ ?

         การใช้ EDI ในประเทศต่าง ๆ ส่วนใหญ่ จะไม่มีกฎหมายบังคับหรือรองรับโดยตรง ทางออกที่หลายๆ ประเทศ เริ่มนำมาใช้คือ การทำสัญญาระหว่างคู่ค้าที่รับ-ส่ง EDI กัน โดยระบุความรับผิดชอบ หากความผิดพลาดเกิดมาจาก การปฎิบัติของคู่ค้า สำหรับประเทศไทยก็เช่นเดียวกัน กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส โดยตรงยังไม่มีการประกาศใช้ ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของการพัฒนาระบบ EDI ในประเทศ สำนักงาน เลขานุการ คณะกรรมการเทคโนโลยี สารสนเทศแห่งชาติ ได้เล็งเห็นปัญหาน ี้จึงมีการศึกษาหาแนวทางในการพัฒนา กฎหมายดังกล่าว โดยเฉพาะในเรื่องการให้การรับรองและอ้างอิงเอกสารตัวจริง ภาระความรับผิดชอบในความผิดพลาด ของข้อมูลที่เกิดขึ้น และมีแผนที่จะดำเนินการปรับปรุง แก้ไขกฎหมายที่มีอยู่เดิมให้สอดคล้องกับการพัฒนาระบบ
          อย่างไรก็ดี จะเห็นว่าปัญหาของกฎหมาย รับรอง EDI ไม่ใช่ปัญหาหลัก ในการนำเอา EDI มาใช้ในธุรกิจใน ภูมิภาคต่าง ๆ เช่น อเมริกาและยุโรป เนื่องจาก EDI ได้มีบทบาทมาเป็นระยะเวลามากกว่า 30 ปี และธุรกิจต่าง ๆ มีความ เข้าใจและเล็งเห็นถึงคุณประโยชน์ของ EDI เป็นอย่างดี

20. ปัญหาและอุปสรรคของการใช้ EDI ในปัจจุบัน ?

         การนำ EDI มาใช้ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน แม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรต่างๆ แต่ก็ยังคงมีปัญหา และอุปสรรคที่ทำให้การใช้ EDI ในประเทศไทยไม่แพร่หลายเท่าที่ควร ดังนี้
- ผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ความสนใจและไม่มี Commitment ที่ชัดเจน
- องค์กรส่วนใหญ่ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง EDI
- ต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนระบบงานและขั้นตอนการบริหารงานภายใน
- ขาดผู้ชำนาญงานทางด้าน IT ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่
- กฎหมายและระเบียบของหน่วยงานราชการ ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้ EDI

21. Bar Code และ EDI เกี่ยวข้องกันอย่างไร ?

         Bar Code มีประโยชน์หลักในการทำให้การรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร เป็นไปได้ อย่างสะดวก รวดเร็วและถูกต้อง ส่วน EDI มีระโยชน์ในแง่ที่ทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลของคอมพิวเตอร์ระหว่างองค์กร เป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้อง การใช้ Bar Code จะมีประโยชน์แบบครบวงจร ถ้าข้อมูลที่รวบรวมได้จาก Bar Code สามารถแลกเปลี่ยนกับบริษัทคู่ค้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วย EDI ในขณะเดียวกัน การใช้ EDI จะมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อคอมพิวเตอร์ของแต่ละบริษัท สามารถอ้างถึงสินค้า สถานที่ ฯลฯ โดยใช้รหัสเดียวกันตามมาตรฐานสากลของ Bar Code เช่น EAN Product Code หรือ EAN Location Number ดังนั้นหากสามารถนำ BarCode และ EDI มาใช้ร่วมกันได้จะทำให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงขึ้น